Semibold – Obchodní podmínky pro retainer

Tohle jsou obchodní podmínky určené pro případ, kdy s námi spolupracujete formou retaineru. Pokud to není váš případ, podívejte se, prosím, na naše obecné obchodní podmínky.

Co je to retainer, proč máme obchodní podmínky a co obsahují
1. Retainer je něco jako předplatné. Je to forma spolupráce, při které nám neplatíte předem stanovenou částku za přesně definovaný projekt. Místo toho naši práci (zastropovanou počtem hodin) platíte měsíčně.
2. Obchodní podmínky jsme zavedli, abychom mohli transparentně nastavit naše společné fungování tak, aby obě strany věděly, s čím můžou počítat.
3. Pokud byste místo dohody řídící se obchodními podmínkami chtěli uzavřít klasickou písemnou smlouvu, kterou obě strany podepíší (klidně elektronicky), dejte nám vědět. Ani tomuto postupu se nebráníme.
4. Obchodní podmínky můžeme aktualizovat a máme ve zvyku to dělat každý rok 1. ledna.
  1. Naše vztahy se na začátku řídí obchodními podmínkami, které byly platné ke dni začátku naší spolupráce formou retaineru – tedy ke dni uzavření individuální dohody podle článku 2.
  2. O tom, že se obchodní podmínky budou měnit, vám dáme vědět nejpozději měsíc před začátkem platnosti nových obchodních podmínek.
  3. Pokud s novými obchodními podmínkami nebudete souhlasit, můžete nám dát vědět nejpozději 14 dní před začátkem platnosti nových obchodních podmínek. Smlouva mezi námi pak skončí v den předcházející platnosti nových obchodních podmínek.
Jak začíná naše spolupráce formou retaineru
1. Konkrétní podmínky spolupráce jsou dané těmito obchodními podmínkami a naší individuální dohodou - to dohromady tvoří smlouvu uzavřenou mezi námi.
2. Na základě konzultace ohledně vašich potřeb vypracujeme a předložíme nabídku na rozsah a podmínky retaineru.
3. Nabídka obsahuje:
  1. Cenu retaineru za měsíc.
  2. Maximální počet hodin za měsíc (limit).
  3. Kontaktní osoby.
4. Nabídka může obsahovat i délku trvání smlouvy. Pokud ji neobsahuje, platí, že navrhujeme závazek obou stran na dobu neurčitou.
5. V momentě schválení nabídky z vaší strany je mezi námi uzavřena smlouva.
6. Nabídku samozřejmě nemusíte schválit. O podmínkách je možné vyjednávat, dokud s nimi nebudou obě strany spokojené.
7. Pokud ale v nabídce uvádíme datum, do kdy je za nás závazná, je potřeba ji schválit do tohoto data. Jinak námi nabízené podmínky nemusí platit.
8. Pokud v nabídce datum neuvádíme, je z naší strany závazná do 1 měsíce od zaslání.
9. Jakmile schválíte nabídku nebo se jinak dohodneme na podmínkách, je mezi námi uzavřena smlouva. Vystavíme vám první fakturu za retainer se splatností v právě probíhajícím kalendářním měsíci. Pokud bude faktura uhrazena ve splatnosti, začneme podle smlouvy pracovat od prvního dne následujícího kalendářního měsíce.
10. Pokud byste chtěli, abychom s prací začali dříve, můžeme se na tom společně domluvit.
11. Naše individuální dohoda (smlouva) je vždy nadřazena obchodním podmínkám. To znamená, že:
  1. Pokud mezi námi něco není přesně určené, řídí se to těmito obchodními podmínkami.
  2. Pokud jsme se na něčem dohodli jinak, než uvádíme tady, má naše dohoda (smlouva) přednost před obchodními podmínkami.
Jak bude spolupráce formou retaineru probíhat
1. Po dobu trvání naší smlouvy o retaineru se zavazujeme vám poskytovat měsíčně a kontinuálně naše služby. Považujeme za samozřejmé, že naši práci budeme odevzdávat bez vad a včas.
2. Vy se za to zavazujete včas hradit sjednanou cenu (faktury).
3. Služby vám měsíčně budeme poskytovat maximálně do limitu, který jsme si sjednali na začátku spolupráce (ten popisujeme v článku 2).
4. Konkrétní činnosti zahrnuté v daném měsíci budou určeny vždy na základě naší společné dohody a vašich konkrétních potřeb a požadavků. Standardně se však budeme snažit, aby:
  1. jednou za týden proběhla naše společná schůzka, kde probereme aktuální agendu,
  2. jednou za měsíc proběhla naše společná schůzka, kde zhodnotíme předchozí měsíc a nastíníme průběh toho následujícího. Budeme se taky ptát, jestli intenzita a kvalita naší práce odpovídá vašim potřebám a očekáváním.
5. Když se budeme v daném měsíci blížit maximálnímu limitu počtu hodin za měsíc (tzn. budeme zhruba ve třech čtvrtinách tohoto limitu), dáme vám vědět a můžeme se domluvit na dalším postupu. Tím může být třeba jednorázové navýšení měsíční platby nebo snížení tempa.
6. Pokud v průběhu měsíce odpracujeme méně než tři čtvrtiny maximálního limitu hodin, přesuneme část nevyčerpané kapacity do následujícího měsíce. Maximálně lze tímto způsobem přesunout polovinu maximálního limitu hodin a stejné hodiny není možné přesunout víckrát.
7. Výkaz odpracovaných hodin za každý kalendářní měsíc od nás dostanete vždy na začátku následujícího kalendářního měsíce.
8. Pokud se dohodneme, že některé projekty nebudou součástí spolupráce formou retaineru, budou se řídit našimi obchodními podmínkami pro obecné projekty.
9. Pro plánování našich kapacit i pro váš přehled s vámi budeme sdílet přibližné časové harmonogramy. Vzhledem k tomu, že spolupráce formou retaineru je velmi flexibilní, mohou se harmonogramy měnit podle priorit dalších aktivit. To vám samozřejmě dáme vědět, ale takové změny harmonogramu nechápeme jako porušení našeho závazku.
10. V harmonogramech počítáme s tím, že nám budete poskytovat zpětnou vazbu, podklady a potřebné informace nebo pokyny do 3 pracovních dnů.
  1. Prodlevy v poskytování zpětné vazby mohou ovlivnit slíbený harmonogram. Když to nastane, dáme vám vědět. Za takové změny harmonogramu poté neneseme odpovědnost.
  2. Harmonogram může být ovlivněný také počtem kol zpětné vazby. Když to nastane, dáme vám vědět. Ani takové změny harmonogramu ale potom nechápeme jako porušení našeho závazku.
11. Dovolujeme si upozornit, že v případě zpoždění se zpětnou vazbou, dodáním podkladů, přístupů, plateb nebo potřebných informací a pokynů, nejsme z důvodu kapacity týmu vázaní slíbenými lhůtami a termíny. Služby ale poskytneme podle našich kapacitních možnosti v nejbližším možném termínu.
12. Když nás upozorníte na objektivní vady, pak jejich opravu zajistíme co nejdříve. Oprava vad se neprojeví v hodinách v rámci maximálního měsíčního limitu ani v harmonogramu.
13. Subjektivní vady (tedy všechno je v souladu s objektivními parametry zadání, ale návrh se například „pocitově nelíbí“) nepovažujeme za vadu ve smyslu práva a neřídí se reklamačním procesem. Práce na jejich odstranění budeme započítávat do limitu hodin v měsíci.
Jak naše spolupráce formou retaineru končí
1. Flexibilitu vnímáme jako jednu z výhod retaineru, a proto chceme, aby i případné ukončení spolupráce s námi bylo velmi jednoduché.
  1. Pokud jsme se dohodli na spolupráci na dobu neurčitou, máte možnost vypovědět smlouvu s námi jednoduše tím, že neuhradíte námi vystavenou fakturu na spolupráci v dalším měsíci. Samozřejmě oceníme, když si to řekneme předem a dostaneme od vás zpětnou vazbu, abychom se poučili a zlepšili naše služby. Každopádně pokud fakturu neuhradíte ve splatnosti, smlouva mezi námi končí k poslednímu dni v měsíci, ve kterém byla vystavena faktura. V dalším měsíci už v pracích pokračovat nebudeme.
  2. Pokud jsme se dohodli na spolupráci na dobu určitou, máte možnost vypovědět smlouvu s námi s tříměsíční výpovědní dobou. Výpovědní doba začíná běžet první den měsíce následujícího po měsíci, kdy jste nám výpověď doručili. Po dobu výpovědní doby trvají všechny závazky (naše i vaše), pak naše spolupráce končí a dál v ní už pokračovat nebudeme.
2. Naše spolupráce může skončit také:
  1. uplynutím doby, na kterou je sjednána,
  2. naší společnou dohodou,
  3. odstoupením od smlouvy jedné ze stran.
3. Kdokoliv z nás může odstoupit od námi uzavřené smlouvy pokud druhá strana opakovaně (dvakrát a více) neplní povinnosti, které plynou z naší smlouvy, a to ani po výzvě k nápravě, kterou si pošleme s dostatečným časovým předstihem před samotným odstoupením od další spolupráce.
4. My navíc můžeme odstoupit od smlouvy v případě, že bude vaše zpoždění s uhrazením naší faktury více než 14 dní a neuhradíte ji ani poté, co vás na zpoždění upozorníme.
5. V případě předčasného ukončení spolupráce platí, že:
  1. Máme právo fakturovat měsíční cenu i za měsíc, ve kterém byla naše spolupráce ukončena, a vy máte povinnost tuto cenu uhradit.
  2. Máme právo fakturovat všechny hotové náklady na služby nebo produkty třetích stran (tím se myslí například poplatky za fonty, fotobanky, hosting aj.).
  3. Ihned po zaplacení odměny a případných hotových nákladů vám odevzdáváme veškerou dosavadní práci včetně zdrojových dat, pokud si je vyžádáte a je to možné bez nepřiměřeného úsilí.
  4. Předávky prací proběhnou zdarma, pokud nám zaberou méně než 2 hodiny práce. Nad 2 hodiny práce máme právo fakturovat čas, který na těchto předávkách strávíme, podle našeho ceníku, který uvádíme v článku 2.4.4. obecných obchodních podmínek.
6. Na vaše vyžádání vám po ukončení spolupráce dodáme zdrojové soubory v obvyklém formátu u všech dokončených i nedokončených projektů.
Jak je spolupráce placená
1. Cenu stanovíme ve smlouvě uzavřené podle článku 2.
2. Cenu uvádíme bez DPH. DPH na fakturu připočítáme ve výši, kterou stanoví aktuální právní předpisy.
3. K 1. dni každého měsíce vystavujeme fakturu se 14denní splatností za práci v následujícím měsíci. Pokud není cena za měsíční retainer (nebo jakákoliv jiná faktura od nás) uhrazena ve splatnosti, vyhrazujeme si právo pozastavit veškeré práce, a to až do úplného zaplacení dlužné částky. V takovém případě zpoždění negarantujeme dodržení harmonogramu.
4. Pokud jsme se společně nedohodli na něčem jiném, nejsou v ceně zahrnuty hotové náklady na služby nebo produkty třetích stran (tím se myslí například poplatky za fonty, fotobanky, hosting aj.).
  1. Pokud si přejete zprostředkování nákupu externích produktů nebo služeb, přefakturujeme vám je s 20 % marží v příští pravidelné faktuře.
  2. Pokud cena hotových nákladů přesahuje 10 000 Kč bez DPH, fakturujeme tyto náklady v měsíci předcházejícím měsíci, ve kterém zakoupíme daný produkt nebo službu.
Jak přistupujeme k autorským právům
1. K našim výstupům vám udělujeme níže uvedenou licenci. Prosíme, myslete na to, že součástí výstupů mohou být i práce třetích stran (například fotografie z fotobank, fonty aj.) V takovém případě se šíře licence řídí licenčními podmínkami poskytovatele díla.
2. Licenci k našim výstupům vám dáváme v tomto rozsahu:
  1. Výstupy můžete použít online i offline způsobem.
  2. Výstupy můžete použít i na váš případný merchandising.
  3. Licence a výstupy jsou tu jen pro vás. Nemůžeme je znovu použít pro jiné klienty. Můžeme se s nimi ale pyšnit v rámci naší propagace nebo soutěží.
  4. Naše výstupy nemůže používat nikdo jiný než vy (nemůžete je přeprodávat nebo podlicencovat či postoupit).
  5. Výstupy určené pro offline použití (jako například polepy, billboardy, letáky), merchandise a ochranné známky můžete používat a registrovat jen v rámci Evropy (pokud budete expandovat na jiný světadíl s využitím naší práce, budete nám muset připlatit). Pro výstupy, které jsou určené pro online použití (typicky bannery, online prvky korporátní identity, webové stránky) platí celosvětově neomezená licence.
  6. Naše výstupy smíte upravovat a dávat je jiným k úpravě.
  7. Naše výstupy smíte překlápět do různých jazykových mutací, smíte si je i zaregistrovat jako ochrannou známku.
  8. Nemusíte nás uvádět jako autory, ale když to uděláte, budeme rádi.
  9. Licence je množstevně a časově neomezená.
3. Naše licence je vázaná na úplnou úhradu ceny a všech souvisejících nákladů v měsíci, ve kterém jsme vám daný výstup poskytli.
4. Odměna za licenci je zahrnutá v ceně.
Jak přistupujeme k ochraně informací (a jaký přístup očekáváme od vás)
1. Se všemi informacemi, které nám poskytnete, nakládáme jako s důvěrnými. Ukážeme je v rozumném rozsahu jenom lidem v našem týmu nebo lidem, kteří s námi na projektu spolupracují.
2. Budeme chránit veškeré osobní údaje a data, marketingové a obchodní záměry a strategie, plány, designy, technická řešení, informace a údaje o zaměstnancích, případně další informace, které si označíme jako důvěrné (chráněné informace) a se kterými se v rámci naší spolupráce seznámíme.
3. Chráněné informace přestanou být chráněné, pokud je veřejnost zná nebo pokud jsou běžně dostupné. Taková známost nebo dostupnost ale nesmí být důsledkem porušení našich povinností.
4. Pokud si k tomu nedáme souhlas, platí, že vy naše a my vaše chráněné informace:
  1. nezpřístupníme třetím osobám,
  2. nevyužijeme ve svůj nebo cizí prospěch,
  3. zabezpečíme proti jejich úniku či zneužití.
5. Chráněné informace ale můžeme použít a zpřístupnit třetím osobám, pokud:
  1. to vyžadují právní předpisy (například audit, vyžádání informací veřejnými orgány jako policie, soudy, úřady apod.),
  2. je to v přiměřeném rozsahu potřeba pro uplatnění nároků (například prokázání splnění služby apod.),
  3. nebo je to potřeba pro splnění naší smlouvy.
6. Pokud povinnosti ohledně ochrany informací porušíme, zaplatí ten, kdo povinnost porušil druhé straně smluvní pokutu ve výši 50 000 Kč za každé jednotlivé porušení.
7. Za porušení tohoto článku odpovídáme (my i vy) maximálně do výše měsíční ceny za retainer. Do tohoto limitu počítáme jak smluvní pokutu, tak případnou náhradu škody.
8. Povinnosti, které z tohoto článku máme (my i vy), nezanikají, ani pokud naše spolupráce skončí.
Formality
1. Předkládání, schvalování nebo převzetí čehokoliv může probíhat v jakékoliv písemné formě. Za písemnou formu považujeme i elektronickou komunikaci.
  1. Důležité milníky většinou komunikujeme e-mailem, ale přípustné jsou i různé další platformy jako například Google Drive, Figma, MarkUp, Slack nebo ClickUp, pokud se na nich dohodneme nebo pokud se stanou součástí naší komunikace.
  2. Pokud od nás potřebujete podepsanou smlouvu, můžeme nabídnout Pandadoc, digitální podpis nebo samozřejmě i propisku.
  3. Komunikaci budeme vždy směřovat ke sjednaným kontaktním osobám a vás prosíme o to stejné.
2. Můžeme využívat subdodavatele. Když to uděláme:
  1. Odpovídáme za jejich práci tak, jako bychom službu poskytovali sami.
  2. Máme s nimi uzavřené smlouvy, které chrání důvěrnost informací, které nám poskytnete.
  3. Máme s nimi uzavřené smlouvy, díky kterým se nemusíte bát o dodržení licenčních podmínek.
  4. Jsme ochotni spolupracovat i se subdodavateli, které si vyberete sami. V tu chvíli ale neplatí předchozí tři body.
3. Pokud budete naše výstupy upravovat, neneseme odpovědnost za jejich funkčnost.
4. Pokud od nás budete chtít poskytnout služby podpory a údržby v oblasti IT, dejte nám vědět. Domluvíme se a podepíšeme samostatnou servisní smlouvu (SLA).
5. Naše vztahy se řídí českými předpisy. O případných sporech budou rozhodovat české soudy.
6. Bez předchozího souhlasu proti sobě nesmíme jednostranně započítávat pohledávky.
7. Za škodu odpovídáme maximálně do výše měsíční platby za cenu retaineru.
Tyto obchodní podmínky jsou účinné od 1. září 2024.

Obchodní podmínky pro spolupráci formou retaineru ve formátu PDF

Stáhnout