Retainer je nová forma spolupráce, na které jsme začali stavět naše vztahy s klienty. Věříme, že přináší spoustu výhod oběma stranám. Ve zkratce je to něco jako předplatné. Namísto přesně zafixovaného projektu naše služby platíte měsíčně.
Proč retainer?
Upřímně, hledání způsobu, jak stabilizovat naše výnosy, je důležitá výzva na trhu, pro který jsou typické jednorázové zakázky. Nehledě na byznys má ale dlouhodobá spolupráce opodstatnění v designu samotném.
Design by měl být z podstaty iterativní proces. Jednorázová povaha projektů oslabuje jejich přínos, protože odsunuje do pozadí měření a vyhodnocování výsledků a na ně navázaný dlouhodobý rozvoj.
Potřeba změny standardního uvažování o brandových nebo webových zakázkách ale nevznikla jenom v našich hlavách. Retainer reaguje na bolesti, které zažívají naši klienti, když se snaží najít správného dodavatele a navázat fungující spolupráci.
Výběrová řízení jsou nákladná a vyčerpávající a přitom na jejich konci zůstává viset ve vzduchu spousta rizika, že se projekt nevejde do stanovených mantinelů nebo nepřinese kýžené výsledky.
[.c-quoteboxlight]“After having a challenging experience with a previous agency, it was refreshing to work with Semibold. [...]”
Anna Spisak, Head of Design, Goldfinch Finance[.c-quoteboxlight]
Jak to probíhá obvykle? Vaření z vody, vyjednávání a papírování
V ideálním světě bychom každou spolupráci začali výzkumem. Po něm by následovala strategie a design a za pár měsíců už bychom odevzdávali první verzi grafického manuálu nebo prototyp webových stránek. Takhle to ale většinou nefunguje.
Ve skutečnosti nejdřív trávíme několik týdnů nad briefy, debriefy a projektovou dokumentací, abychom byli schopni spočítat cenu a stanovit deadline.
Potom předložíme nabídku, kde vám ukážeme cenu za první projekt. Ale skoro nikdy neumíme stanovit celkovou cenu toho, co potřebujete. Náročnost každého dalšího projektu je totiž ovlivněná tím předchozím.
[.c-tipboxlight]Například když ve fázi strategie značky zjistíme, že má být identita postavená na specificky stylizovaných fotkách produktů, bude tvorba vizuálního stylu trvat déle, než kdybychom ji stavěli na minimalistické typografii.[.c-tipboxlight]
Před další schůzkou upravíme nabídku podle očekávání, která se nám od vás dřív nepodařilo zjistit. Nasnadě je škrtání některých rešerší a výzkumů, protože na ně nestačí rozpočet ani čas. A přes to všechno je první projekt často poměrně drahý, protože začátek spolupráce je vždy přirozeně časově náročný pro obě strany.
Když se dohodneme na rozsahu, rozpočtu a harmonogramu, někdy nás ještě čeká laškování s procurement nebo legal oddělením…
[.c-tipboxlight]Z ničeho nic jsme se ocitli o několik týdnů (v tom lepším případě) a několik desítek hodin na obou stranách (v tom lepším případě) dál. Troufám si tvrdit, že hledat a najít efektivnější řešení je logickým vyústěním těchto zkušeností.[.c-tipboxlight]
Když už se tedy pustíme do práce…
Cílem členů týmu se teď (alespoň podvědomě) stává „trefit se“ do odhadu náročnosti, který projektu přisoudili. Kvalitu výsledku je paradoxně těžké udržet na první koleji.
Mimochodem, projekty v našem odvětví většinou končí dalším vyjednáváním, tentokrát o vícepracích (které vznikají přirozeně proto, že se zadání v průběhu práce mění a vyvíjí v reakci na zjištěná fakta a rozpracované výstupy). Pak se znovu pouštíme do věštění náročnosti následujících aktivit.
Nebylo by na světě lépe, kdybychom se místo střelby od boku a vleklého vyjednávání rovnou pustili do práce, abyste už za měsíc měli v rukou první výstupy? Kdybychom určovali priority průběžně a společně, abychom je mohli stavět na hlubokém poznání? Kdybyste nemuseli riskovat, že se upíšete k házení peněz z okna ve spolupráci s lidmi, které nesnášíte?
Retainer zblízka
Retainer je forma spolupráce, při které nám neplatíte předem stanovenou částku za přesně definovaný projekt. Místo toho naši práci (zastropovanou počtem hodin) platíte měsíčně. Dokud není hotové všechno, co doopravdy potřebujete.
Co nám retainer umožňuje?
Přinášet kvalitu
Rozpočet je daný, a tak se nemusíme soustředit na jeho trefování. Soustředíme se na samotnou práci a na to, aby její výsledky plnily vaše očekávání a cíle.
Redukovat riziko
Retainer je bez závazků. Můžete ho kdykoliv zrušit jednoduše tím, že spolupráci neprodloužíte o další měsíc.
Pro nás je zase důležitou výhodou, že splatnost faktur předchází splatnosti našich nákladů.
Šetřit peníze
Díky zastropování odpracovaných hodin neriskujeme zápornou marži (narozdíl od jednorázových projektů s fixní cenou). Výměnou za tuto stabilitu nabízíme při spolupráci formou retaineru nižší hodinové sazby.
Šetřit čas (a začít hned)
Místo měsíců strávených výběrovým řízením si nás můžete prostě na jeden měsíc vyzkoušet. Naši nejzkušenější lidé se rovnou zapojí do práce, místo toho, aby trávili čas vyjednáváním.
Předvídat
Pro některé z našich klientů je atraktivní, že si můžou dopředu naplánovat pravidelné náklady. Pro nás je rozhodně příjemné plánovat dopředu výnosy. A kapacity.
Přizpůsobit se
Když se některá aktivita neosvědčí, můžeme jednoduše změnit směr. Nemusí nás trápit, když v průběhu projektu změníte zadání nebo nás překvapí výsledky výzkumu.
Někdy je potřeba na chvíli více zabrat a někdy naopak spolupráci zvolnit. Na konci každého měsíce se pobavíme o tom, jestli je intenzita nastavená správně.
Poskytovat širší spektrum služeb
Velkou výhodou retaineru je možnost přizvat k práci odborníky z našich sesterských firem ze skupiny Near & Dear, aniž by to pro vás znamenalo jakoukoliv změnu podmínek nebo administrativní zátěž.
Pozitivně překvapovat
Když se dobře sejdou okolnosti, můžeme být extrémně efektivní. A vy pak nestihnete využít domluvené kapacity. V tu chvíli získáme možnost ladit detaily, které v projektech limitovaných rozpočtem nepřichází v úvahu. Nebo dosáhneme na bonusovou marži – to je asi jediná vlastnost retaineru, která je výhodná jenom pro nás.
Může se taky stát, že projekt dokončíme o měsíc o dva dřív, než jsme čekali. Tyhle měsíce už nebudete platit, a projekt vás díky tomu vyjde levněji. Nebo můžeme v práci pokračovat a za původní naplánovanou cenu dostanete více výsledků.
Stát se to může, když se do projektu intenzivně zapojí váš tým, nebo se v průběhu práce ukáže, že jsou projekty jednodušší, než jsme očekávali.
Retainer nebo subscription?
Model pravidelně placené spolupráce reaguje taky na trendy v našem oboru. Design subscription začali freelanceři a malé agentury nabízet v zahraničí už pár let zpátky a podobný koncept začíná prosakovat i na český trh.
Subscription bývá omezené dvěma faktory:
- Designér pracuje v danou chvíli pouze na jednom úkolu. Další aktivita se rozbíhá, až když je první úkol úplně hotový.
- Cena předplatného se odvíjí od šíře spektra aktivit, které jsou v něm obsažené.
My jsme se inspirovali jinými obory a navazujeme cenu pouze na maximální počet hodin. Je pro nás přirozené s klienty řešit několik projektů zároveň a skládat tým z rolí, které jsou zrovna potřeba.
[.c-quoteboxlight]“[...] If every agency functioned like Semibold, companies would love working with agencies.”
Mantas C., VP of Content, Tatum[.c-quoteboxlight]
Modelový příklad: jak může vypadat váš retainer?
Kolik to bude stát?
Pojďme pro příklad použít hodnotu 96 000 Kč bez DPH měsíčně.
Za nižší cenu než náklady na jednoho full-time zaměstnance získáte na částečný úvazek tým odborníků, o které se nebudete muset starat.
Když spolu narazíme na něco, co není v naší kompetenci, dokážeme si bez dalšího papírování půjčit kolegy z naší Near & Dear Group. Může se jednat o programátory, tvůrce videí a fotografy nebo specialisty na reklamní kampaně a sociální sítě.
Co za své peníze dostanete?
Řekněme, že v ceně 96 000 Kč bude maximálně 60 hodin měsíčně, nezávisle na aktivitě nebo roli. Když se budeme limitu blížit, dáme vám vědět a můžeme se domluvit na jednorázovém navýšení měsíční platby nebo na snížení tempa.
Co když nevyužijete všechny hodiny?
Pokud v průběhu měsíce odpracujeme méně než 50 hodin, přesuneme nevyčerpanou kapacitu do následujícího měsíce. Maximálně lze tímto způsobem přesunout 25 hodin a stejné hodiny není možné přesunout víckrát.
Je možné cenu nějak snížit?
Pokud je pro vás navrhovaná cena příliš vysoká, je možné snížit měsíční hodinovou dotaci. Tato změna by měla vliv na harmonogram, ale kvalitu výstupů by neovlivnila.
Když se zavážete k delšímu časovému období, dokážeme jít níž i s hodinovou sazbou.
Co když nebudete spokojení?
Před koncem každého měsíce společně vyhodnotíme, jestli intenzita práce odpovídá vašim aktuálním potřebám.
Z měsíce na měsíc je možné měnit složení týmu, plán aktivit, cenu/počet hodin nebo spolupráci jednoduše neprodloužit. Je to tak trochu nekonečný trial.
Jak to funguje administrativně?
Podmínky retaineru jsou jednoduché: Abychom mohli začít (nebo pokračovat v práci), musí být před začátkem měsíce splacena faktura. Všechno ostatní se opírá o naše obchodní podmínky.
Sami nevyžadujeme podpis žádné smlouvy. Pokud to od vás vyžadují kolegové z jiných oddělení, nějak se domluvíme.
[.c-quoteboxlight]„Se Semiboldem byla radost pracovat. Naši spolupráci provázel příjemný a velmi profesionální vztah. Líbil se nám starostlivý přístup celého týmu; vždy byli pozorní a reagovali na naše specifické potřeby. [...]“
Jindřich M., Senior Manager, Web Dev & Digital Marketing, Deloitte[.c-quoteboxlight]